Créer des fiches en masse dans un ERP qui n'a pas d'import

Une clôture, une nouvelle grille tarifaire, une reprise de fournisseurs : trois cents fiches à créer, un tableau Excel qui les contient toutes, et un formulaire de création qui n'en prend qu'une à la fois. Voici comment en venir à bout sans ressaisir.

Avant tout : préparer le tableau

• Une ligne par fiche, une colonne par champ, avec un en-tête qui reprend les mots des libellés du formulaire. L'association devient évidente, quel que soit l'outil utilisé ensuite.
• Des valeurs au format du formulaire. S'il attend une date sous la forme 31/12/2026, ou une valeur de liste écrite « Grand compte », le tableau doit dire exactement cela.
• Les champs obligatoires remplis partout. Triez chaque colonne obligatoire et regardez le haut : les cellules vides sont la première cause de lignes en échec.
• Un lot d'essai de cinq lignes avant le vrai, puis vérifiez les cinq fiches dans l'ERP à la main.

Demander une fois l'import

Beaucoup d'ERP savent importer des clients ou des articles, mais la fonction est réservée à un administrateur. Une demande de dix minutes à la DSI ou à l'intégrateur peut sauver l'après-midi entier, et un import reste le chemin le plus fiable. Si la réponse est non, ou « le trimestre prochain », lisez la suite.

La saisir avec un outil de remplissage

Un outil de remplissage reproduit ce que vous faites à la main : ouvrir le formulaire de création, taper chaque valeur, enregistrer, recommencer. Avec Rowfill :

1. Ouvrez le formulaire de création et remplissez-le une fois à la main, avec la première ligne du tableau. Rowfill enregistre les champs et le bouton d'enregistrement.
2. Copiez les autres lignes dans Excel, en-tête compris, et collez-les dans le panneau latéral.
3. Vérifiez l'association des colonnes aux champs et l'aperçu de la première ligne.
4. Commencez par le lot d'essai de cinq lignes, vérifiez-les dans l'ERP, puis lancez le reste.
5. À la fin, exportez le journal CSV : il liste chaque ligne en échec et sa raison, pour ne corriger que celles-là.

Rowfill travaille dans votre propre session, sous vos yeux, au rythme que vous choisissez, et rien ne sort du navigateur. Il traite un formulaire sur une page : si la création d'une fiche s'étale sur plusieurs écrans, ce n'est pas encore le bon outil.

Les erreurs qui coûtent le plus

• Lancer tout le lot d'emblée. Une mauvaise association répétée trois cents fois, ce sont trois cents fiches à corriger.
• Les doublons. Si l'ERP ne refuse pas un code existant, comparez d'abord votre tableau à un export des fiches déjà créées.
• Aller trop vite. Certaines applications ont besoin de temps pour enregistrer chaque fiche. Un délai plus lent entre deux lignes évite les fiches à moitié enregistrées.